현금 지급 시스템이란?

모든 중소기업에는 회사의 현금 지불을 효율적이고 안전하게 처리하는 현금 지불 시스템이 필요합니다. 미지급금 (A / P)은 현금 지급과 밀접한 관련이 있으며 대부분의 거래는 현금 지급시 A / P를 통해 처리됩니다. 적절한 문서화는 효과적인 현금 지급 기능의 일부이며 모든 현금 지급은 회사의 재무 기록에 기록되어야합니다. 좋은 내부 통제의 존재는 현금 지급에서 중요하며 합법적 인 거래에 대해 현금이 지급되도록하는 데 도움이됩니다.

미지급금 기능

A / P 기능은 회사의 공급 업체 및 채권자 거래에 대한 지불 승인을 담당합니다. A / P는 거래에 증빙 서류가있는 경우에만 지급을 위해 거래를 승인합니다. A / P는 거래 승인에 필요한 서류와 일치하기 때문에 사기 또는 무효 거래의 지급을 방지하기 위해 공급 업체 또는 채권자에게 실제 지급을 기록하지 않는 것이 좋습니다.

거래 문서

대부분의 현금 지불은 송장 지불입니다. 예를 들어, 재고를 구매할 때 거래에 대한 지불이 이루어지기 전에 거래에는 구매 주문 및 상품 영수증과 함께 송장이 있어야합니다. 서비스의 경우 송장은 당사자 간의 작업 계약을 자세히 설명하는 계약을 참조해야합니다. 누락 된 문서는 제품 또는 서비스 미배송 또는 사기 행위와 같은 불완전한 거래의 징후 일 수 있습니다.

거래 기록

귀하의 비즈니스가 특정 가격의 가치있는 항목을 구매하거나 수령하면 부채 또는 현금 계정에 대한 크레딧으로 기록됩니다. 부채로 기록 된 신용 거래는 미래에 지급되며, 필요한 서류가 접수되면 부채가 차감되고 지급 금액에 대해 현금이 입금됩니다. 재무 기록에 거래를 기록한 다음 공급 업체에 발행 된 수표 또는 전자 지불을 생성합니다.

내부 통제

현금의 손실을 방지하려면 현금 지급에 대한 내부 통제가 매우 중요합니다. 이상적으로는 A / P 직원이 유효하지 않은 거래의 지불을 방지하기 위해 현금 지불을 담당해서는 안됩니다. 이러한 업무 분리는 현금 계좌를 보호 할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스가이 계약에 비해 너무 작다면 A / P에 관여하지 않는 직원은 매달 귀하의 은행 계좌를 조정하고 현금 지불이 유효한 거래에 대한 것인지 평가하기 위해 현금 지불에 대한 무작위 감사를 수행해야합니다.