비즈니스 서신 대신 비즈니스 보고서를 사용하여 의사 소통하는 경우

비즈니스 보고서는 주로 정보를 전달하는 데 사용됩니다. 편지는 정보를 전달할 수도 있지만 일반적으로 정보를 요약합니다. 편지는 특정 수신자에게 발송되지만 보고서는 회사 외부의 개인에게 발송되거나 게시 될 수 있습니다. 보고서는 정보를 비교할 수 있도록 한보고 기간에서 다른보고 기간까지 일관된 방식으로 자주 형식화됩니다. 보고서를 작성하는 직원의 이직률이있는 경우 보고서 템플릿의 균일 성은 회사가보고 관행에서도 일관성을 유지하기 쉽게 만듭니다.

길이

비즈니스 보고서 또는 비즈니스 서신을 사용할지 여부를 결정하는 한 가지 요소는 의사 소통에 필요한 정보의 길이입니다. 비즈니스 서신은 일반적으로 한 페이지에서 세 페이지 사이입니다. 이보다 긴 정보를 전달하는 경우 개요, 제목 및 결론이 포함 된 보고서 형식을 사용하면 읽기가 더 쉽습니다. 긴 보고서에는 독자를 돕기 위해 목차가 포함되어야합니다.

청중

고려해야 할 또 다른 요소는 청중입니다. 수집 한 정보를 소수의 사람 만 검토 할 경우 개인 의견이 포함 된 편지에 포함 시키십시오. 그러나 많은 사람들이 읽거나 향후 회사 외부의 개인이 참조 할 정보를 수집하는 경우 비즈니스 보고서를 사용하십시오. 예를 들어 재무 데이터는 회사의 주주, 회계사, 변호사 및 정부 기관에서 검토 할 수 있습니다.

정보 유형

표, 목록, 스프레드 시트 또는 양식으로 컴파일 된 데이터는 편지보다 비즈니스 보고서에 더 적합합니다. 마찬가지로 그래프 나 다이어그램을 포함하는 경우 보고서를 사용하십시오. 타당성 조사와 같은 주요 연구 프로젝트는 상당한 양의 연구 데이터, 통계, 방법 및 결과를 요약하는 형식을 제공하므로 보고서에 포함되어야합니다. 반면에 편지는 연구에 대한 간략한 요약을 전달하는 데 유용합니다. 일반적으로 보고서에서 전달되는 다른 유형의 정보에는 전략 계획, 판매 보고서, 규정 준수 보고서 및 마케팅 계획이 포함됩니다.

형식

편지보다는 사업 보고서를 사용하는 것이 공식적인 글입니다. 편지에서 "나"또는 "당신"을 자유롭게 사용할 수 있지만 보고서는 덜 개인적입니다. 보고서는 객관적인 어조로 작성되며 의견을 전달하기보다는 사실을보고합니다. 보고서에 의견을 포함 시키려면 보고서와 함께 제공되는 편지에이를 적으십시오. 발표하는 자료에 외부 출처에 대한 인용이 필요한 경우 보고서도이를 수행하는 데 적합한 형식입니다. 회사에서 선호하는 스타일에 따라 보고서 텍스트, 각주 또는 보고서 끝에 인용을 배치합니다.